Desde un enfoque socio-técnico, un sistema de Información es "una solución organizacional y administrativa, basada en tecnologías de información, para enfrentar un reto del entorno”.(Laudon&Laudon)
DICSA (www.dicsaes.com) es una empresa con base en Zaragoza y dedicada a la distribución y fabricación de piezas y componentes para maquinaria hidráulica que factura el 50% de sus ingresos en el extranjero.
Identifique ¿cuales son los retos que le presentó el entorno y qué rol juegan las TIC en la estrategia de la empresa?
12 comentarios:
Es mucho lo que se puede escribir sobre el video. Tomando como punto de partida los comentarios de la Presidente de la empresa DICSA, luego de unos 10 años de actuar solamente como distribuidores de tubos y mangueras para determinadas industrias, tomaron la decisión estratégica de diversificarse de manera relacionada con la actividad que venían desarrollando. Así, luego de un análisis interno y a partir de un estudio de mercado resolvieron fabricar una nueva línea de productos de acero inoxidable ya que detectaron un segmento del mercado con demanda insatisfecha.
El estudio de mercado también les indicó que la escala que podían alcanzar en España era insuficiente para que la empresa fuera competitiva, de manera tal que decidieron abrir nuevos mercados dentro de Europa y algunos países de Sudamérica.
Conjuntamente con esta decisión la empresa ya había comenzado por digitalizar sus procesos internos para atender la demanda de los productos que distribuían.
Según expresa su Director, señor Daniel Carmen Garcés, la firma se enfocó -se interpreta como posicionamiento en la búsqueda de una ventaja competitiva- en generar un gran servicio al cliente basado en la información.
Los comentarios del señor Agustín Carenas de la empresa de desarrollo y soluciones TIC UNIT4 indican que 16 años atrás DICSA les convirtió en un socio estratégico para la provisión, desarrollo y adaptación de sus sistemas informáticos que en una primera etapa se transformaron en una aplicación CRM.
Siguiendo con los comentarios del Director Garcés, esta aplicación permitió mejorar sustancialmente la atención a la creciente cantidad de clientes y, luego de un análisis de la logística que poseían, resolver la apertura de una filial en Italia con sus sistemas integrados y enlazados en tiempo real mediante radiofrecuencia con la casa matriz de España. Esta acción permitió a la empresa reducir de 5 días a 24 horas los tiempos de entrega de los pedidos a los clientes ubicados en los países de Europa central.
Es evidente que en DICSA los directivos estaban fuertemente involucrados en lograr un mejor posicionamiento que la competencia mediante el uso de las TICs ya que, siempre según lo indicadado por Garcés, invirtieron en maquinaria con los avances tecnológicos adecuados para integrarlas a su proceso de producción.
Mediante el uso de Bases de Datos provenientes de su CRM, se planeó un junto al proveedor UNIT4 la implementación de un sistema ERP que permita la trazabilidad de todos los productos propios y otros que la empresa comercializa, siempre con el objetivo estratégico de brindar información a sus clientes.
Así, tal como se observa en el video, los directivos, el personal de la empresa y los CLIENTES tienen acceso a la información en tiempo real sobre la existencia y disponibilidad de los productos requeridos, su precio, el estado, el medio y el costo del flete de su envío.
En el caso de los productos que se compran a terceros o en proceso de fabricación, todos, incluso los clientes, pueden saber la fecha en que estarán disponibles para su entrega.
Como último breve comentario a modo de conclusión, puede indicarse que la empresa DICSA pudo implementar con éxito el uso de las Tecnologías de la Información para poder controlar y mejorar continuamente sus procesos a todo lo largo de su cadena de valor, generando, precisamente, más valor para sus clientes por medio de su ventaja competitiva basada en la información.
La ventaja competitiva lograda mediante la implementación del sistema ERP, no hubiese sido posible si no contara con anterioridad con la digitalización de su back-office.
De este modo puede actualmente realizar operaciones on-line de comercio electrónico intermedio de las herramientas de su front office.
En el video podemos observar los distintos componentes del círculo de Laudon.
En el mismo se entiende por "Organización" a los recursos materiales (depósitos, maquinarias, empaquetadoras, etc.) y humanos (Presidente, Director, responsable de TIC´s) con que cuenta la entidad, estructura formal e informal, los procesos de negocios y la cultura.
En el ámbito de la "Administración o Management" se debe analizar la forma de hacer las cosas, la política, el ejercicio del liderazgo, la planificación estratégica, la dirección y el control. Reflejados en los distintos objetivos planteados; como focalizar en la atención al cliente, innovar dentro y fuera de la organización, diversificar la producción, incorporar softwares para hacer un control permanente y planificar para tomar decisiones rápidamente.
Para finalizar la "Tecnología de Información" involucra los recursos TI: hadware, software, tecnologías de almacenamiento de datos, redes y telecomunicaciones. Algunos de estos conceptos son reflejados en el video por ejemplo el recibir los pedidos via web y correo electrónico, plataforma digital, CRM,módulos de facturación, producción, de stock y comerciales, códigos de barras, ERP, etc.
Este video demuestra la importancia de las tecnologias de informacion aplicadas a una empresa. Se observa un enorme crecimiento de DICSA que fue acompañado principalmente con la implementacion de tecnologías en muchos de los sectores de la empresa, pasando de ser una empresa de distribución a ser una gran productora de productos con demanda insatisfecha.
Lo que se destaca de esta empresa es que se busca posicionamiento continuo en el mercado, con mira a expandirse.
La empresa paso de utilizar una computadora para facturar (en sus comienzos) a digitalizar la mayoría de los procesos y los documentos, a que cualquier factor humano dentro de la misma tenga acceso a poder ver en que etapa de elaboración se encuentra un pedido, a poder reservar materia prima que aun no ingreso a la empresa para un pedido existente, a establecer estadísticas confiables acerca de los tiempos, costos, procesos, etc. que promueven obtener ventajas competitivas en el mercado.
Hay que destacar el trabajo continuo que la empresa lleva adelante para poder superarse, actualmente se encuentran trabajando sobre una plataforma digital que brinde mayor respuesta a sus clientes en tiempo real.
La consigna propuesta se refería a ver los retos que el entorno le presentó a esta empresa, y como jugaron las TIC en este punto.
Es interesante considerar que este caso en particular de DICSA es el reflejo de tantas otras empresas que se vieron en condiciones diferentes a las que presentaba el mercado anteriormente por los cambios que se han ido dando en el ambiente.
DICSA se pudo sobreponer a esto, utilizándolo a su vez como una ventaja y como una herramienta competitiva.
Las TICs son una herramienta en potencia se puede decir, ya que están al alcance pero no todas las empresas son capaces de sacarle provecho. En el video comenta retos que específicamente esta empresa debió sortear, sobre todo en lo que se refiere a la agilidad de respuesta hacia el mercado, algo que en nuestros días adquiere cada vez mas relevancia: estar no solo atento a satisfacer al cliente sino también adelantarse a sus requerimientos. Los clientes de hoy necesitan los productos en el momento, agilidad en la respuesta a las necesidades del mercado en general y a los clientes en particular: la importancia de la eficiencia. Y DICSA supo utilizar las TICs para dar respuesta a esta realidad.
Justamente para esta empresa, la agilidad es uno de sus premisas mas importantes, uno de los elementos claves de su estrategia: por lo que aquí vemos la relación entre las TICs y la estrategia de la misma: le permitieron ir en pos de la estrategia de la organización aprovechando su potencial y siendo utilizadas correctamente.
El eficiente uso de estas herramientas pueden ser aplicadas en diversas etapas de la gestión total de la empresa, como ser producción, informática, procesos de venta, etc, lo que permite una mejor gestión de los recursos, ayudando a reducir costos mediante una mejor planificación Por ejemplo en este punto, con el uso adecuado de herramientas CRM se puede anticipar a las necesidades de los clientes y se pueden reducir costos de almacenamiento de productos, menos papeles, lo cual redunda en mas rapidez y menos errores.
Los diferentes mercados también presentan distintos retos, los clientes no son los mismos en todo el mundo. Por ejemplo los clientes españoles no priorizaban la rapidez, pero si se dieron cuenta de esto cuando salieron a vender a Francia, lo cual significó un nuevo reto del entorno para enfrentar, pero mediante la gestión de la información como herramienta competitiva lograron posicionarse y brindar respuesta también a esos países.
muy bueno!
Resumiendo la principal característica que presenta esta esta empresa es la capacidad de adaptarse a los diferentes escenarios que le presento el entorno, para superar esto tuvo que utilizar las TIC lo mas eficientemente posible, porque cuando empezó su actividad la empresa no contaban con las herramientas que disponen actualmente y debido a esto supo aprovechar las oportunidades que se le fueron presentando con el transcurso del tiempo, eso si con mucho esfuerzo y dedicación.
El caso muestra la importancia que les ha significado contar con un sistema informático adecuado que permita sistematizar sus operaciones lo cual resulta esencial para atender la creciente demanda que DACSA busca satisfacer, para lo cual hoy en día es muy importante poder adaptarse al cliente y darle una respuesta oportuna y pertinente, para que de este modo pueda tomar decisiones, ademas el sistema ah digitalizado gran parte de sus operaciones lo que implica un progreso en cuanto a la organización y a la eficiencia en la operatividad.
Se pueden nombrar varios aspectos más sobre los beneficios que le han generado las TIC a esta empresa, pero se puede concluir en que han sido una herramienta sumamente necesaria que permite un crecimiento permanente, con un desarrollo orientado al cliente, que puede ser muy funcional y que permita alcanzar con eficiencia los objetivos, muy interesante
En cuanto a los retos que le presento el entorno a la empresa, principalmente fue una creciente demanda de productos que no eran fácil de adquirir a sus proveedores (en su etapa de distribuidores exclusivamente, lo cual se presentaba fundamentalmente como una oportunidad, pero también como una problemática a resolver, pero DACSA supo tener una estrategia para favorecerse de la situación: iniciándose como fabricante y luego incorporando día a día la tecnología necesaria para responder a las necesidades de los usuarios internos con las TIC y ademas darle las respuestas que los clientes necesitaban como ya he comentado anteriormente y usar estas herramientas para poder expandirse y conquistar el mercado a lo largo del mundo con la mayor eficiencia posible, siempre orientandose al cliente
En primer instancia el mayor reto del mercado fue no encontrar proveedores para la empresa lo que la condujo a producir sus propios insumos. Por otro lado detectaron que el mercado necesitaba productos de acero inoxidables y comenzaron a atenderlo. Con el tiempo se dieron cuenta que tenian muchas posibilidades de exportar y poco a poco fue creciendo el porcentaje de exportaciones sobre el total de ingresos del 20% al 50%.
Dicsa es una empresa que se destaca por la atencion al cliente, innovacion, diversidad de productos y su constante actitud de cambio.
Los principales beneficios de las TIC en esta empresa fue que permitieron un contacto B2B con los clientes desde comunicarles que productos tenian, cuales en stock, cuales iban a llegar, cuando iban a llegar, como iban a llegar, y esto aumento el valor de la empresa, todo gracias a esta plataforma digital.
Tambien el CRM les ayudo a gestionar de la mejor manera los recursos y generar una retroalimentacion para evaluar sus productos, servicios, las necesidades de los clientes.
Otro avance fue la planificacion de los turnos de proceso, pasando "despues de" a "antes de" permitiendo reducir el tiempo de respuesta ante las consulas de los clientes.
Primeramente dicsa adiquirio un ERP a medida pero con el tiempo, se dio cuenta que los cambios en el entorno, hacian inflexible este programa, por lo que compraron uno nuevo. Tambien les permitia trabajar en españa e italia en tiempo real en el mismo programa.
Luego adquirieron un MRP, que ler facilito la planificacion de los materiales para tambien informar a los clientes cuando llegaban los productos faltantes, reservarlos y asi aumentar la velocidad de rta.
Al mismo tiempo cambiaron la forma de gestionar los pedidos, ya que pasaron de pedidos en papel, el cual generaba muchos problemas y ocupaba mucho espacio, a un sistemas de pedidos computarizado, por el cual cada obrero armaba una parte del pedido sin moverse de su area y aumentaron su productividad. Esto sumado a las pantallas y pistolas para consultar los productos.
Al exportar, comenzaron a detectar que los mercados internacionales exigian mas informacion que los locales, por lo que la plataforma digital fue la respuesta tambien poniendo a disposicion el transporte a utilizar para llevar los productos al cliente y esto genero una ventaja competitiva en la empresa, brindar informacion de calidad, en tiempo y lo mas rapido posible. Este gran cambio en cuanto a la tecnologia de la informacion le permitia a DICSA insertarte en el comercio electronico y expandir sus clientes.
Para empezar, quería destacar la relevancia en la actualidad no solo a nivel individual sino también a nivel empresarial de las tecnologías de información y comunicación. El ejemplo claro de esta empresa europea nos acerca a como se ve reflejado en la práctica la automatización de los procesos y la mayor eficacia y reducción de costos que esto genera. Incluso en DICSA este modelo orientado a brindar información en tiempo real al cliente para la toma de decisiones es utilizado como estrategia para competir con otras industrias que, por ejemplo poseen costos de mano de obra reducidos.
Esta industria ha evolucionado en gran parte gracias a la utilización de software y nuevos sistemas de información y a la correcta implementación de los mismos, creando de esta manera una nueva cultura organizacional que le permitió atravesar la crisis de su país con éxito y adaptarse a la producción y comercialización a gran escala que significó la apertura al mercado internacional como los requerimientos cada vez más exigentes de sus clientes. Paralelamente un mayor orden en cuanto al registro de los movimientos de sus productos permite mejorar la gestión de los pedidos y tener cierto margen de maniobra para poder lograr una planificación estructural a mediano y largo plazo.
Creo que es un tema muy importante en la actualidad para las organizaciones en general.
Realmente hay mucho para hablar sobre el tema de las TIC y sobre todo muchos puntos de vista posibles para analizarlo.
Al tema lo podemos abordar tanto del enfoque del cliente, del proveedor, del empresario, del contador, del ingeniero en sistemas, del distribuidor, entre otros.
Como clientes siempre buscamos obtener las mayores comodidades a la hora de consumir, por lo tanto las nuevas tecnologías informáticas y de comunicación nos presentan un gran abanico de posibilidades que unos años atrás nunca hubiéramos imaginado. Claro esta que este nuevo medio esta en constante desarrollo, por lo tanto, puede que existan puntos perfectibles o para mejorar, que a través del uso masivo y el propio aporte de los usuarios va a ir siendo cada vez mas adaptado y celoso a las necesidades de las personas.
Desde el enfoque de contadores, profesión que muchos ejerceremos en un futuro cercano, es muy importante adentrarnos en el tema de las TIC. Pero cuando digo adentrarnos me refiero a darle un valor importante en nuestro capital de conocimientos, porque dado a las proyecciones que se pueden realizar hacia el futuro, nuestra profesión ha ido mutando y lo seguirá haciendo como consecuencia de los cambios en las necesidades de servicios que las personas requieren.
No es muy difícil darse cuenta que cada vez mas la informática le facilita las tareas de recaudación al fisco, tanto mejorando el control por parte del mismo, como también facilitando la interfase con el contribuyente, a quien prefieren contactar evitando caer en los servicios de intermediarios (como los que prestan los contadores hoy en día).
Es por este ejemplo puntual y por algunos mas que saltan a la vista de cualquier observador, que el contador debe encontrar nuevos nichos funcionales que le permitan ejercer la profesión. Por ello no seria mala idea pensar que acercar al contador los conocimientos de tecnologías de información y comunicación, fusionarlos con conocimientos previos ya adquiridos, sobre funciones operativas y tareas de administración empresaria, para obtener como resultado un profesional que tenga la capacidad técnica y práctica de ganar espacio en las organizaciones como una pieza fundamental entre los deseos de un CEO y las capacidades de un especialista en sistemas. Con esto quiero decir que el contador debe prepararse mas detenidamente sobre estos temas como pueden ser la introducción en la programación, el manejo afianzado de base de datos, el pensamiento organizacional estructurado en base a un programa informático que automatice y mejore la eficiencia de los procesos de negocios, entre otras cosas.
(continúa en el próximo post)
Por último voy a hablar del enfoque de los empresarios, para no ser tan extenso y poder darle una conexión directa con el caso práctico visto en el video.
Desde este punto de vista me parece sumamente importante que todos los integrantes de la organización estén perfectamente capacitados sobre el tema de las TIC implementadas en el establecimiento. Obviamente que cada uno de los integrantes tendrá el conocimiento necesario y segmentado de las operaciones que le toca desarrollar en el proceso de negocios.
En el caso se ve muy claramente como el Director de “Dicsa” es un gran conocedor de todo lo que pasa en la empresa.Esto genera muchos beneficios en la implementación de un proyecto TIC porque elimina las distancias y permite dejar en claro puntos clave que el CEO quiere implementar. Sus ideas son fácilmente traducidas en posibles soluciones informáticas.
Otro punto positivo que me parece interesante destacar en el video es que se puede ver claramente como la empresa ha ido desarrollándose a paso firme sin apresurarse, buscando adaptar los medios para satisfacer sus necesidades organizacionales. Esto es muy importante porque si desde un primer momento hubieran planteado tener un sistema muy amplio para evitar cambios posteriores, podrían haber caído en ineficiencias temporales por diferencias en la magnitud del sistema con las realidades de la empresa usuaria.
Para finalizar me parece que la empresa del caso es un muy buen ejemplo de que han aplicado de forma muy eficiente y eficaz las TIC a sus procesos de negocios. Esto queda demostrado en los hechos cuando el Director de la empresa menciona que han podido sobrellevar la fuerte crisis que vive en la actualidad la Comunidad Europea, gracias a la internacionalización del negocio apoyada y permitida por la correcta implementación de tecnologías de información y comunicación a una empresa con claros objetivos y mucho orden interno.
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